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La factura como documento central en el comercio exterior; qué debe contener

Los Documentos en el Comercio Exterior

La Gestión Documental en el proceso de la compraventa internacional es fundamental para que la operativa de la cadena logística internacional (o la Distribución Física Internacional como se denomina mayoritariamente en Latinoamérica) se lleve eficientemente a cabo, en cuanto a tiempos y costes.

Los documentos que el exportador se obliga a entregar al comprador los establece cada uno de los términos de venta internacional. Aquellos que no quedan regulados por la regla Incoterms, son documentos que el comprador debe solicitar al vendedor con el objetivo de poder completar los procesos, incluidos los aduaneros.

Por ello dividimos los documentos del comercio exterior en obligatorios, los que quedan establecidos por cada una de las reglas Incoterms. Y los documentos facultativos, siendo éstos necesarios para el comprador y solicitados al vendedor. Si el vendedor accede a presentarlos al comprador, no lo es porque el término de venta le obligue. Sino porque la obligación la ha adquirido el vendedor en el conjunto de “las condiciones” de venta. Es decir, que esa obligación no la regula los Incoterms.

La Factura, documento central

La factura es el elemento central para cualquier proceso de compraventa internacional. Siendo además el documento obligatorio común en cualquiera de los términos de venta Incoterms.

Más allá de la obligación de emisión de factura de cada país, entre ellos:

  • España, el Real Decreto 1619/2012. Artículo 1225 Código Civil.
  • Ecuador, la Resolución NAC-DGERCGC18-00000191 reformada por la resolución No. NAC-DGERCGC18-00000431. Artículo 201 Código Comercio.
  • Perú, la Resolución de Superintendencia N.º 020- 2018 SUNAT para los Exportadores.
  • Colombia, el Art. 615 del Estatuto Tributario y el artículo 772 del Código de Comercio.
  • México, el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación.
  • República Dominicana, Reglamento 254-06

El contenido puede favorecer, o perjudicar (por falta o inadecuada información) los procesos aduaneros de exportación e importación.

Entre las diferentes formas de emisión de la factura, distinguimos las siguientes.

Factura Comercial

La factura comercial es por lo general infravalorada y menospreciada, en cuanto a documento irrelevante, por parte de los exportadores, siendo un grave error. La factura comercial es en muchos casos la que se utiliza para los procesos aduaneros.

El contenido es muy relevante con el fin de cumplir su cometido como documento mercantil y fiscal, recogiendo las condiciones de la compraventa internacional. Adquiriendo una mayor importancia en aquellos supuestos en los que las partes no han redactado un contrato de compraventa internacional.

Información identificativa

  • Número de factura y fecha de emisión.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del exportador como del importador.
  • Número de identificación fiscal del exportador. No es obligatorio consignar la identificación fiscal del importador. En los supuestos de entregas intracomunitarias, es necesario incluir el NIF+IVA (VAT Number) del adquiriente comunitario a efectos de cumplir con las condiciones de exención de la operación.
  • Número de referencia de la orden de pedido o del contrato de compraventa, si lo hay.
  • Número de referencia del packing list.

Información relativa a la mercancía

  • Descripción amplía y exacta de la mercancía. A ser posible lo más similar a la descripción utilizada en en el sistema de clasificación arancelaria del Sistema Armonizado. Puede complementarse con una denominación comercial.
  • Cantidad y unidades (kilos, unidades físicas, metros lineales, metros cuadrados, litros, etc.).
  • Precio unitario, valor total (según condición Incoterms) y moneda.
  • Código Arancelario a nivel de 6 dígitos según clasificación del Sistema Armonizado (HS Code). No se aconseja consignar códigos arancelarios de 8 o 10 dígitos ya que a partir del sexto los sistemas de clasificación son locales o regionales y no coincidirá, en cuanto a designación de la mercancía, con el código de 8 o 10 dígitos del país de importación. Pudiendo crear confusión tributaria al importador.

Información relativa a las condiciones de venta

Término de venta Incoterms, indicando con precisión lugar de transmisión de costes, lugar de entrega y versión Incoterms pactada.

Ejemplo: CIP 115 Avenida Las Américas, Lima, Perú. Entrega 20 Calle Herreros Polígono Industrial Las Forjas. Fuenlabrada, Madrid, España. Incoterms 2010.

  • Para ventas en condiciones EXW y FCA en Fábrica incluir plazo máximo de recogida de la mercancía por parte del comprador con el fin de que la entrega no quede a expensas y criterio del comprador. Dilatándose en el tiempo con el consiguiente riesgo físico, comercial, fiscal y financiero.
  • Para condiciones de venta en FCA Almacén (Bodega) Transportista, FCA Terminal y FOB, indicar plazo máximo de entrega.
  • Para condiciones de venta CPT y CIP indicar lugar de transmisión de costes en destino y lugar de entrega en origen.
  • Para condiciones de venta del Grupo D de los Incoterms (DAP, DPU y DDP) indicar con exactitud punto (Point) o lugar (Place) de entrega en destino. Ejemplo: DAP Rotterdam Port Incoterms 2020. O DAP 190 Noorderbreedte, Rotterdam, Holand, Incoterms 2020.
  • Para condiciones de entrega DAP Place y DPU Place, incorporar cláusula de temporalidad (relativa al periodo máximo en el que el exportador soporta el riesgo y el coste de la mercancía en destino durante el proceso de desaduanar la mercancía por parte del importador). Y cláusula de exoneración (relativa a la entrega en el caso de que el importador se exceda en un periodo máximo en desaduanar o que éste no se produzca nunca).

Incluir cláusula pacto reserva de dominio. Cláusula en la que se establece las condiciones de transmisión de dominio de la mercancía. Ejemplo. La propiedad de la mercancía es del vendedor, en tanto que el comprador no demuestre el 100% del pago.

Información relativa al cobro

  • Medio de cobro (transferencia, cobranza, carta de crédito…)
  • Condición de cobro. Es altamente aconsejable que ésta coincida plenamente con el momento de entrega según Incoterms. Ejemplo. Si la venta se ha producido en condiciones EXW, la condición de cobro es el momento de la puesta a disposición de la mercancía en los locales del exportador.
  • Plazo de cobro. A la entrega (momento en el que nace la condición de cobro) o a aplazado (a crédito), indicando el plazo (ejemplo 30 días) desde que se produce la condición de cobro (entrega).
  • Condiciones relativas al medio de cobro. Entre ellas, qué costes soportará el vendedor y qué costes soportará el comprador. En el caso de que el medio de cobro sea una carta de crédito, las condiciones prestablecidas en relación a qué condiciones el vendedor (beneficiario) no está en disposición de cumplir.

Información relativa a la expedición

  • Bultos y kilos brutos que deben coincidir con los indicados en el packing list.
  • Medio de transporte (marítimo, aéreo, carretera, ferroviario o multimodal).

Información relativa al origen de la mercancía

Indicar el origen de la mercancía aunque se aporte una certificación del origen (certificado Origen, Certificado Circulación EUR1…)

Información relativa al IVA (o impuesto similar)

Si la exportación cumple con las condiciones de exención del IVA (IGV en Perú) establecidas en la normativa de IVA (IGV), debe indicarse:

  • Exportación exenta de IVA (IGV) según el artículo… de la Ley de IVA
  • En las entregas intracomunitarias. Venta exenta de IVA (IGV) según el artículo… de la Ley del IVA

Nota

En relación a si en la factura comercial debe desglosarse los importes relativos al transporte internacional y el seguro. Así como si debe estar o no firmada. Lo expondré en la segunda parte de este artículo al referirme a la factura aduanera.

No puede facturarse por separado, como únicos conceptos, en una factura el transporte internacional y/o seguro

ya que para ello la empresa deberá estar dada de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (o impuesto similar) en las actividades relativas a los servicios de transporte y/o seguro.

Y para ello, previamente debe indicarse en el objeto social de la empresa en su escritura. Lo anterior puede constituir motivo de infracción sancionable por parte del Organismo Tributario.

Factura comercial en operaciones triangulares

En las operaciones triangulares el fabricante/proveedor vende a un intermediario (primer comprador), pero exporta (exenta de IVA) la mercancía a un país distinto en el que se sitúa el intermediario.

Para que exista trazabilidad documental entre los documentos que demuestran la exención del IVA (IGV en Perú) es importante que la factura emitida por el proveedor al intermediario indique, además de los datos del intermediario (primer comprador), los datos del destinatario. Si el fabricante/proveedor desconoce la información del destinatario, al menos debe consignar el país de destino.

En un próximo artículo veremos las variantes de la factura:

  • Proforma.
  • Aduanera.
  • En consignación o en Depósito.
  • Material sin valor comercial.
  • Material en reparación.
  • Mercancía de retorno o devolución.

Autor: Alberto Rino (Ya somos 8.350 suscriptores, ayúdanos a alcanzar los 9.000 divulgando este Newsletter entre los profesionales del comercio exterior, gracias).

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