La Gestión Documental en el proceso de la compraventa internacional es fundamental para que la operativa de la cadena logística internacional (o la Distribución Física Internacional como se denomina mayoritariamente en Latinoamérica) se lleve eficientemente a cabo, en cuanto a tiempos y costes.
Los documentos que el exportador se obliga a entregar al comprador los establece cada uno de los términos de venta internacional. Aquellos que no quedan regulados por la regla Incoterms, son documentos que el comprador debe solicitar al vendedor con el objetivo de poder completar los procesos, incluidos los aduaneros.
Por ello dividimos los documentos del comercio exterior en obligatorios, los que quedan establecidos por cada una de las reglas Incoterms. Y los documentos facultativos, siendo éstos necesarios para el comprador y solicitados al vendedor. Si el vendedor accede a presentarlos al comprador, no lo es porque el término de venta le obligue. Sino porque la obligación la ha adquirido el vendedor en el conjunto de “las condiciones” de venta. Es decir, que esa obligación no la regula los Incoterms.
La factura es el elemento central para cualquier proceso de compraventa internacional. Siendo además el documento obligatorio común en cualquiera de los términos de venta Incoterms.
Más allá de la obligación de emisión de factura de cada país, entre ellos:
El contenido puede favorecer, o perjudicar (por falta o inadecuada información) los procesos aduaneros de exportación e importación.
Entre las diferentes formas de emisión de la factura, distinguimos las siguientes.
La factura comercial es por lo general infravalorada y menospreciada, en cuanto a documento irrelevante, por parte de los exportadores, siendo un grave error. La factura comercial es en muchos casos la que se utiliza para los procesos aduaneros.
El contenido es muy relevante con el fin de cumplir su cometido como documento mercantil y fiscal, recogiendo las condiciones de la compraventa internacional. Adquiriendo una mayor importancia en aquellos supuestos en los que las partes no han redactado un contrato de compraventa internacional.
Información identificativa
Información relativa a la mercancía
Información relativa a las condiciones de venta
Término de venta Incoterms, indicando con precisión lugar de transmisión de costes, lugar de entrega y versión Incoterms pactada.
Ejemplo: CIP 115 Avenida Las Américas, Lima, Perú. Entrega 20 Calle Herreros Polígono Industrial Las Forjas. Fuenlabrada, Madrid, España. Incoterms 2010.
Incluir cláusula pacto reserva de dominio. Cláusula en la que se establece las condiciones de transmisión de dominio de la mercancía. Ejemplo. La propiedad de la mercancía es del vendedor, en tanto que el comprador no demuestre el 100% del pago.
Información relativa al cobro
Información relativa a la expedición
Información relativa al origen de la mercancía
Indicar el origen de la mercancía aunque se aporte una certificación del origen (certificado Origen, Certificado Circulación EUR1…)
Información relativa al IVA (o impuesto similar)
Si la exportación cumple con las condiciones de exención del IVA (IGV en Perú) establecidas en la normativa de IVA (IGV), debe indicarse:
Nota
En relación a si en la factura comercial debe desglosarse los importes relativos al transporte internacional y el seguro. Así como si debe estar o no firmada. Lo expondré en la segunda parte de este artículo al referirme a la factura aduanera.
No puede facturarse por separado, como únicos conceptos, en una factura el transporte internacional y/o seguro
ya que para ello la empresa deberá estar dada de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (o impuesto similar) en las actividades relativas a los servicios de transporte y/o seguro.
Y para ello, previamente debe indicarse en el objeto social de la empresa en su escritura. Lo anterior puede constituir motivo de infracción sancionable por parte del Organismo Tributario.
Factura comercial en operaciones triangulares
En las operaciones triangulares el fabricante/proveedor vende a un intermediario (primer comprador), pero exporta (exenta de IVA) la mercancía a un país distinto en el que se sitúa el intermediario.
Para que exista trazabilidad documental entre los documentos que demuestran la exención del IVA (IGV en Perú) es importante que la factura emitida por el proveedor al intermediario indique, además de los datos del intermediario (primer comprador), los datos del destinatario. Si el fabricante/proveedor desconoce la información del destinatario, al menos debe consignar el país de destino.
En un próximo artículo veremos las variantes de la factura:
Autor: Alberto Rino (Ya somos 8.350 suscriptores, ayúdanos a alcanzar los 9.000 divulgando este Newsletter entre los profesionales del comercio exterior, gracias).
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